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1日カフェの開き方とノウハウ!社会人でも出来る面白いイベント

1day_cafe_knowledge2014年の12月に仲間たち5人で1日限定のCafe&Bar~Home’S~というお店を池袋で開きました。 ありがたい事に100名近くのお客さん(友人)が来店してくれ大盛況!
今日はHome’Sで得た経験を元に、同じように「仲間たちと面白い事をしたい…」と考えている方に向けて、1日カフェの開き方と運営する上で押さえておきたいポイント、実際に使ったおすすめサービスなどをお伝えしたいと思います!

 

カフェを1日だけレンタルする方法

今回僕たちは池袋でお店を開き、ODINというレンタルカフェを利用しました。ODINは池袋西口から5~7分くらいの好立地!もちろんフライパンやお皿などの備品も全てあります。
実際ODINを利用した身から言うと、店内は凄く綺麗でキッチンの設備も充実しています。
1day_cafe_knowledge池袋付近で考えているなら是非おすすめのレンタルカフェ。

料金は下記の様になっています。

  • ・昼パック(10時から16時) ¥45000-(税込)

・夜パック(18時から23時) ¥45000-(税込)

  • ・1dayパック(10時から22時) ¥80000-(税込)

池袋以外でお考えの方はコラボカフェというサービスを利用するのが良いと思います。コラボカフェは東京都内を中心に様々なカフェと提携しており、お店をレンタルすることが出来ます。

お店のコンセプトを決めよう

1day_cafe_knowledge03コンセプト、すなわちお店のこだわりですね。レンタルしたお店の内装を自由に変えることは出来ませんが、BGMや制作物のデザイン、そして提供するフードやドリンクなどにも影響してきます。

コンセプトをしっかり持っていればそれを軸に仲間たちと話を進めていくことが出来ますが、逆に無ければ色んな意見が出た時にうまくまとめる事が出来なくなってしまいます。基準的な役割も果たすので“1日だけのカフェ”だとしてもちゃんと決めておきましょう。

1日カフェをやる上で押さえておきたいポイント

1day_cafe_knowledge04ここからは実際の経験から説明していきたいと思います!
僕たちは5名のメンバーで12時〜22時までの10時間営業し約100名のお客さんに来ていただいたのでそれがベースでの話となります。

役割分担をしっかり決めよう

当たり前ですが役割分担は非常に重要です。僕たちの場合は以下の様に分けました。

全体管理・PR・制作物・ホール=1名
「いつまでに何を決めるのか、用意するのか」という全体の進捗管理、そしてSNSなどを使ったお店の宣伝、ポスターやメニュー表などの制作物、当日のホール(座席案内、注文受け、料理出し、会計)を担当。これに予約台帳を作りそれぞれの友達(お客さん)が何時に何名で来るのかを把握し入退店を管理します。

お金管理・キッチンサポート=1名
集客目標と予想客単価から売上目標を出して家賃などそれぞれかかる費用を差し引いて食材の予算の算出、当日のキッチンサポートとして軽めのサイドメニューを作ったり全体的なフォロー、食材が無くなった場合の買い出しなどを行います。

キッチン=2名
フードメニューの考案、仕入材料/仕入先の調査、原価の算出、調理マニュアルの作成、当日は調理を担当。

ドリンクカー=1名
ドリンクメニューの考案、仕入材料/仕入先の調査、原価の算出、ドリンクマニュアルの作成、当日はドリンカーを担当。

どの役割を非常に重要ですが飲食店なので「キッチン」と「ドリンクカー」を担当する人は想像以上に大変です。メニューを考えるのも一筋縄ではいきませんし、提供する商品のクオリティを上げるため実際に練習する必要もあります。
ドリンクは1番注文されるので特に経験者の方がいいです。というか経験者じゃないととても回せない…

メニュー数は慎重に!調理時間は5分以内、食材購入リストも作成

メニュー数は多いければ多いほど作り方を覚える量が増え負担が増えます。また食材のロスも沢山出てしまいます。
普段飲食店で働いている人ならまだしも、素人がむやみにメニュー数を増やすと当日の営業にもの凄く影響し、料理の遅延からお客さんに迷惑をかけてしまう事もあります。
食材はそれぞれのメニューで使い回せる様に考えていけると良いですね。僕たちはフード11種類(メイン3種、サイド7種、デザート1種)、ドリンク29種類でやりました。
実は4年前にもカフェを開いていて、その時はメニュー数が多過ぎて全く注文されないメニューもあり悲惨な目に…

どのメニューも調理時間5分以内で出来る物にしました。(もちろん練習もして)
ピーク時はマニュアルを見てる余裕もないので、調理時間は出来るだけ短縮出来るように。

また食材の購入リスト(他に商品名、提供金額、仕入れ量、仕入れ金額、仕入先)もExcelなどで管理しておくと、買い忘れの防止にもなるので良いと思います。

原価率はフード・ドリンク合わせて35%を目指したい

一般的に飲食店の「原価率は30%」と言われていますが、普通のスーパーなどで仕入れなくてはいけないので30%に抑えるのは結構難しい…
業務用スーパーやネットなどを使ってなんとか35%くらいに出来るようにしましょう。
ドリンクの仕入れならヤマヤさんが安かったです。

1日カフェをやる上での注意点

1day_cafe_knowledge05次に気をつけておきたい、確認しておきたいポイントをささっと説明します。

プライベート営業なのか一般のお客さんもありにするのか

友達だけにするのか、一般のお客さんもありするのかを始めにチーム内で確認しておきましょう。個人的には共存は色々と懸念点があるのでどちらかに統一する方が良いと思います。

お客さんとコミュニケーションを取る時間は絶対作る

これはプライベート営業にした場合になりますが、友達(お客さん)は料理だけを食べに来ているわけではありません。その空間を楽しみに、自分たちに会いに来てくれています。少し余裕があるくらいに営業し、どのポジションのメンバーも来てくれた友達とコミュニケーションが取れる時間を作りましょう。

目標・下見・仕込み命

お店としての売上や客単価目標、個人として担当するポジションの目標をしっかり持ちましょう。それがモチベーションになります。
下見時には雰囲気を見るだけでなく出来るだけ当日の営業をイメージして見るようにしましょう。レイアウトはどうするのか、後でテーブルなどを追加出来るスペースはあるのかなど。出来れば棚割も考えられると凄くベスト!写真必須です。

そして仕込み。超重要です!当日は食材などの搬入、座席のレイアウト作りなど思っている以上にやることがあります。前日に仕込めるものは仕込んで持って行き、仕込み担当も決めておくのがいいでしょう。仕込みに2時間確保しましたが、3時間くらいあると余裕を持ってオープン出来る気がします。

自分たちの道具には印、ガスコンロ持参

当日自分たちの道具を使用する場合は混ざって分からなくならないように持参した物リストとシールなどで印を付けておくと良いです。
それとガスコンロも1台用意しておくと便利!ガスコンロがあればちょっとした物(目玉焼きとか)を作ったり、具材を温めるのにも使えます。

当日のスケジュール管理(予約台帳)

これは1回目で痛感し2回目(今回)で徹底した事なのですが、各友達が何時から何名で来るのかは絶対把握していた方がいいです!
曖昧にやってしまうと一気に入店となった場合に何時間も待たせたり断らなくてはいけなくなってしまうから。
予約台帳を作成して、その都度テーブルのレイアウトを変えて臨機応変に対応していきましょう。1組2時間から3時間で考えた方が前後の余裕も生まれて良いです。
また予約台帳を作ることでピークも分かります!

締め作業の時間の確保と駐車場の事前確認

締め作業の時間もちゃんと計算しておきましょう。5人でかなり本気で取り組みましたが1時間半かかりました。2時間あると余裕がありますね。
車で荷物を搬入する場合のみですが駐車場の事前確認をしておきましょう。予定していた駐車場が満車という事もありますのでいくつか候補も。

実際に使ったおすすめサービスや必要な物

1day_cafe_knowledge06次に実際に使ったサービス(無料)や必要な物を紹介します。

飲食店向け無料HPサービス“favy”

favyは株式会社マネタイズが提供する飲食店向けの無料で簡単にHPが作れるサービスです。

1day_cafe_knowledge07お知らせやメニューの登録、住所や店舗情報(営業時間や座席数)など飲食店として必要な情報を簡単に管理画面から設定することが出来ます。スマートフォンサイトにも最適化されるのでHTMLの知識が無くても全然問題ありません!
favyのサイトから色々な実際のHPを参考にしてみて下さい。
ちなみに僕たちHome’Sのはこちらから。

売上管理も出来る無料POSレジアプリ“Airレジ”

Airレジはリクルートライフスタイルが提供するタブレットやスマートフォンで使える無料POSレジアプリです。これだけで1つの記事がかけるくらい高機能!

1day_cafe_knowledge08メニューや座席の登録から、売上・客単価も出せ、予約台帳機能、どのメニューがどれだか出たかも一目瞭然で会計もめちゃくちゃ簡単。これを導入したのはホールとして凄く大きかったです!
サービス開始1年で10万アカウントが開設されたのも納得。

Excel&Dropbox

これは説明するほどでもありませんが、数字が絡む所はExcelで管理しファイル関連はDropboxで共有。
連絡のやり取りはやっぱりLINEでした。

オーダーチェックシート

注文を受けたらAirレジに入力し、キッチンとドリンカーが把握出来るようにオーダーチェックシートに書き込みました。入力はホール、商品が出たらキッチン・ドリンカーのメンバーにチェックを付けてもらう。これで出し忘れを無くせ、同じメニューが後から入っていたら1度に作る事で効率もアップします。チェックシートはExcelで簡単に作成。

ポスター&メニュー表

ポスターはIllustratorで作って、印刷業者さんにお願いをしました。A2とかであれば1,500円〜2,000円程度。
メニュー表もIllustratorで制作。A4用紙に印刷してラミネート加工しました。ラミネート加工することで光沢が出てグッと雰囲気が出てお店っぽくなるのでおすすめです。

BGMとエプロン

お店の雰囲気に合わせて選曲しましょう。営業中はかなりドタバタするので、出来ればランチやディナーと分けてプレイリストを作っておきループで再生しておくのがベスト。

また必須ではありませんがロングエプロンを皆で揃えました。楽天などで1つ1000円以下で買えるのでユニフォームとして統一しておくと雰囲気が高まって自分達のテンションも上がります!
実際に買ったのはこれ。

お釣り

これがないとまずいのでちゃんと用意しましょう。金額を100円単位や50円単位で揃えておけば10円玉も1円玉も必要ないので楽です。

最後に

かなり長くなりましたが、これまでに2回自分たちでお店をやってきた経験から大事だと思う事をズラーっと書いてみました。
8月にやることを決めて準備期間は大体4ヶ月。ちょうど良かったと思います。

当日の営業では、来てくれた友達をその場でiPhoneで撮影し写真をフォトストリームでMacに飛ばしTVでスライドショーを流したり、12月生まれの人にはサプライズでケーキを出したり、楽しんでもらうために色々と試行錯誤しながら取り組みました。

来てくれた友達から「良かったよ」と声をかけてもらえて凄く嬉しかったし、仲間たちとたまにぶつかったりしながらも真剣に、一生懸命になれて楽しくまた絆が深まりました。
社会人になっても友達と本気で取り組む事が出来るって幸せなことです。あくまでプライベートですが(笑)

エネルギーはかなり使いますがそれ以上に得るものがあるので、興味のある方は是非友達と“1日カフェ”やってみてください!
超楽しいですよー:)

H*

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